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Politique de vie privée

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Table des matières

Objet de la présente politique vie privée

L'Association pour la Promotion de l'Education et de la Formation à l'Etranger (ci-après, "l'APEFE"), personne morale de droit privé asbl, accorde une grande importance au respect et à la protection de vos données à caractère personnel qu’il est amené à traiter dans le cadre de l’exécution de ses missions d’intérêt public.

l'APEFE, s’engage à traiter vos données à caractère personnel (ci-après, "données personnelles") de manière licite, loyale et transparente conformément à la législation en vigueur.

Dans sa Politique vie privée, l'APEFE a souhaité vous informer de manière claire et complète sur la façon dont vos données personnelles sont traitées.

Aux fins du présent document, il faut entendre par :

  • "législation en vigueur" : l’ensemble de la réglementation applicable (nationale, européenne et internationale) en matière de protection des données à caractère personnel concernant des personnes physiques, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ("RGPD") ;
  • "données à caractère personnel ou données personnelles" : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ;
  • "traitement" : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;
  • "responsable du traitement" : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;
  • "sous-traitant" : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
  • "tiers" : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ;
  • "destinataire" : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers ;
  • "consentement" : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement ;
  • "profilage" : toute forme de traitement automatisé de données personnelles consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique ;

 

Coordonnées du responsable du traitement et du délégué à la protection des données

Responsable du traitement

Le Responsable du traitement de vos données personnelles est : Eric Vallier Peeters dpo@l'APEFE.be
l'APEFE asbl
Place Sainctelette 2
1080 Bruxelles
Belgique
N° 0415.880.570

Délégué à la protection des données

Pour toute question, remarque ou réclamation relative à vos droits ou au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le Délégué à la protection des données en spécifiant explicitement votre demande.
Le Délégué à la protection des données de l'APEFE peut être contacté à l’adresse suivante : dpo[@]wbi.be

Catégories de données personnelles traitées par l'APEFE

Dans l’exercice de ses missions, l'APEFE est amené à traiter les données personnelles vous concernant suivantes :

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse postale, numéros de téléphone, adresse électronique, copie de carte d’identité et/ou de passeport, photo ;
  • Données sur les caractéristiques personnelles : âge, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, langues parlées ;
  • Données financières : numéro de carte de paiement, numéro de compte bancaire (uniquement lorsque des aides financières sont dispensées à des sociétés organisées en personne physique et, dans certains cas, lors de certaines actions collectives de prospection commerciale) ;
  • Données professionnelles, sur les études et sur la formation : titre/fonction, nom de l’employeur, curriculum vitae (notamment pour effectuer un stage au sein de l'APEFE, pour participer aux différentes offres de services de l'APEFE ou encore afin de remplir les exigences de sélection prévues pour certains marchés publics de l'APEFE) ;
  • Données de navigation sur nos sites internet : adresses IP, dates et heures d’accès aux sites, type de navigateur, pages consultées ;
  • Données sensibles : en règle générale, l'APEFE n'utilise pas vos données personnelles sensibles telles que les données relatives à votre orientation sexuelle, à vos croyances religieuses ou politiques, à votre santé ou à votre appartenance ethnique. Néanmoins des informations sur les éventuelles implications de votre régime alimentaire peuvent vous être demandées dans le cadre d’opérations de relations publiques et d’actions collectives;

 

Sources de vos données personnelles

l'APEFE est susceptible de collecter des données personnelles auprès des sources suivantes :

  • Vous-même : il s’agit de la principale source de collecte de données personnelles par l'APEFE ;
  • Des partenaires externes : les opérateurs dans la sphère des missions de l'APEFE, administrations et OIP wallons (le cas échéant), Gouvernements, Parlements ;
  • Sources accessibles au public : il est possible que dans certains cas, l'APEFE collecte des données personnelles à partir de sources accessibles au public (sites internet des entreprises référençant les coordonnées de ses représentants, Banque-Carrefour des Entreprises, etc.).

 

Finalité et fondements juridiques des traitements de vos données personnelles

Fondements juridiques autorisés

Dans cette section, l'APEFE souhaite vous informer sur les finalités pour lesquelles il traite vos données personnelles et vous indiquer les fondements juridiques sur lesquels, conformément à la législation en vigueur, il s’appuie pour effectuer ces traitements.

Pour chaque traitement de données personnelles qu’il effectue, l'APEFE s’appuie sur un ou plusieurs des fondements juridiques autorisés par la législation en vigueur (pour information, ces fondements sont listés à l’article 6 du RGPD).

Ainsi, en fonction du contexte et des finalités poursuivies, l'APEFE sera amenée à collecter et utiliser vos données personnelles (i) afin d’exécuter ses missions d’intérêt public et/ou (ii) pour assurer la bonne exécution d’un contrat que vous avez conclu avec elle et/ou (iii) pour respecter une obligation légale à laquelle elle est soumise.

Il se peut également que l'APEFE se fonde sur votre consentement pour effectuer un traitement sur vos données personnelles. Dans une telle hypothèse, l'APEFE s’engage à ne pas utiliser ces données pour une finalité autre que celle pour laquelle vous avez donné votre consentement.

Finalités des traitements effectués par l'APEFE

L’Accord de coopération du 20 mars 2008 entre la Communauté française, la Région wallonne et la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles-capitale assigne plusieurs missions d’intérêt public à l'APEFE qui peuvent être regroupées selon les quatre axes suivants :

  • La préparation et la coordination des relations internationales dans les matières relevant des attributions de la Communauté française, de la Région wallonne et de la Commission communautaire française ;
  • Assister les autres membres des Gouvernements de ces composantes dans leurs fonctions européennes et internationales ;
  • La charge des matières de coopération au développement transférées par les trois composantes ;
  • De manière transversale, la charge d’assurer la visibilité de Wallonie-Bruxelles à l’étranger.
  • La mise en oeuvre des programmes de coopération et de solidarité internationale dans les pays partenaires.
  • La visibilité de l'APEFE dans le cadre des dites missions.

 

C’est dans le cadre de ces missions que s’effectuent tous les traitements de données personnelles au sein de l'APEFE, le cas échéant en co-responsabilité avec des organismes publics ou avec l’appui de prestataires ou d’institutions sous-traitantes publiques ou privées.

La plupart des traitements de données personnelles effectués par l'APEFE sont nécessaires à la fourniture du ou des service(s) dont vous avez souhaité(s) bénéficier sur base d’une démarche volontaire de votre part.

Dans aucun des cas, les traitements de données personnelles réalisés par l'APEFE ne comportent de dimension commerciale, au sens de la recherche ou de l’exigence d’une contrepartie financière, sinon sous forme de droits de participation à certaines de ses actions de prospection.



Finalité du traitement

Fondements juridiques

Divulgations

Traitements relatifs à la mission d’accompagnement

Constituer et actualiser la base de données des entités clientes de l'APEFE (personnaliser la relation par l’identification d’un ou de plusieurs points de contacts) en ce compris l’octroi d’un accès à des espaces sécurisés en ligne
  • Respect d’une obligation légale

Plateforme intranet :

  • Personnel de l'APEFE

Informer de façon personnalisée sur les services de l'APEFE
  • Respect d’une obligation légale

Dans le cas de l’envoi de newsletters :

  • Consentement

Séminaires :

    Autres participants

Informer de façon personnalisée sur la relation entre un opérateur et l'APEFE
  • Respect d’une obligation légale
  • Exécution d’une mission d’intérêt public
  

Proposer et organiser la participation à des actions de toute nature dans le périmètre des compétences de l'APEFE
  • Respect d’une obligation légale

De façon générale :

  • Autres participants
  • Agence de voyages

Cas des foires et salons :

  • Organisateur de la manifestation (et ses sous-traitants)

Octroyer des aides financière à l’internationalisation (réception du dossier, éligibilité, recevabilité, liquidation, contrôle, avec point de contact)
  • Respect d’une obligation légale

De façon générale

  • Réviseur aux comptes
  • Société de certification ISO

Pour certains types d’aides, afin d’éviter une double substitution :

AWEX

MCF

WBI

SPW

Autres OIP

 

Permettre à des étudiants de bénéficier d’une expérience internationale au travers d’un stage.
  • Consentement (démarche proposée par l’Ecole)
  • Etablissement d’enseignement partenaire
  • Entreprises bénéficiaires

Traitements relatifs à la mission de développement de la visibilité et de la notoriété internationale de la Wallonie

Communiquer de la documentation promotionnelle (envoi de périodiques papier ou électroniques)
  • Respect d’une obligation légale
  • Exécution d’une mission d’intérêt public
  • Consentement
  

Organiser des événements, des séminaires, des opérations de relations publiques
  • Respect d’une obligation légale
  • Exécution d’une mission d’intérêt public
  • Autres participants

Solliciter des témoignages vidéos ou écrit
  • Consentement
  • Tout public (via sites ou réseaux sociaux)

Autres types de traitements

Gérer les procédures de passation des marchés publics (identifier la personne disposant de la capacité d’engager le soumissionnaire, s’assurer de la capacité professionnelle des soumissionnaires à réaliser le marché)
  • Respect d’une obligation légale
  • Exécution d’une mission d’intérêt public

Cas des marchés publics conjoints

  • AWEX, l'APEFE

Cas d’une éventuelle procédure de contrôle

  • Commission européenne
  • Cour des comptes

Gérer les contacts et relations de l'APEFE avec les différents médias belges
  • Consentement
  

Partage de vos données personnelles

En plus des cas de divulgations spécifiques mentionnés à la section précédente ("Finalités des traitements effectués par l'APEFE"), il se peut que l'APEFE partage vos données personnelles avec d’autres destinataires. Les catégories de destinataires potentiels de vos données personnelles sont détaillées ci-après.

Les membres du personnel de l'APEFE

Les agents de l'APEFE (personnel local et à l’étranger) sont susceptibles de recevoir vos données personnelles afin d’exécuter les tâches qui leurs sont confiées. Des mesures internes sont prises afin de s’assurer que vos données personnelles soient traitées en conformité avec la présente Politique vie privée.

En outre, afin d’éviter autant que possible les accès ou modifications non autorisés aux données, les agents de l'APEFE ont uniquement accès aux données personnelles qui sont nécessaires à l’exécution de leurs tâches.

Les partenaires de l'APEFE

l'APEFE est susceptible de partager vos données personnelles avec des partenaires (généralement des organismes publics) avec qui elle collabore dans l’exécution de ses missions d’intérêt public notamment en matière d’octroi de certaines aides financières à l’internationalisation ou dans le cadre de l’organisation de certaines actions de prospection commerciale.

Les sous-traitants et prestataires de services externes de l'APEFE

Afin d’exécuter certaines tâches, l'APEFE recourt aux services de prestataires externes qui peuvent être amenés à effectuer des traitements sur vos données personnelles.

Il peut notamment s’agir des prestataires applicatifs techniques de l'APEFE développant les solutions applicatives et pouvant être amenés à traiter vos données personnelles ou encore des prestataires de services d’assurances destinés aux bénéficiaires de l'APEFE.

Lorsque vos données personnelles sont communiquées à des sous-traitants qui effectuent des traitements pour le compte de l'APEFE, elle veille à ce que des dispositions contractuelles soient mises en place, notamment pour garantir que ces sous-traitants :

  • n'utilisent pas vos données personnelles à d'autres fins que celles précisées par l'APEFE et qu’elles soient traitées conformément aux finalités énoncées dans la présente Politique vie privée et ;
  • disposent de mesures de sécurité appropriées pour se prémunir contre le traitement non autorisé ou illégal de vos données personnelles et contre la perte accidentelle ou la destruction ou la détérioration de vos données personnelles.

 

Les autorités publiques

Il est possible que l'APEFE doive communiquer certaines de vos données personnelles afin de se conformer à une obligation légale qui lui est imposée ou pour répondre à des demandes émanant d’autorités publiques.

Il s’agit par exemple des demandes émanant d’autorités judiciaires (cours et tribunaux, services de police, etc.), de juridictions administratives (Cour des comptes, Conseil d’état) ou encore de certaines autorités administratives (cabinet ministériel de tutelle, Service Public de la Wallonie, l'APEFE, etc.).

Transferts de données personnelles vers un pays non membre de l'Espace Economique Européen (EEE)

l'APEFE dispose de plusieurs bureaux locaux à l’étranger, d’un réseau des Attachés Agents de Liaison Académiques et culturels et celui des Agents de Liaison scientifique assurant notamment des missions de représentation tant pour l'APEFE que pour WBI (Wallonie-Bruxelles à l’international) et de visibilité de son image.

Les membres du réseau sont placés sous l’autorité directe de l'APEFE et traitent les données personnelles conformément aux instructions qui leurs sont données.

Certains des postes du réseau sont situés dans des pays non membres de l’EEE et il est possible que, dans le cadre de l’exécution des missions de l'APEFE, des transferts de données personnelles soient opérés entre ces postes et les différents bureaux de l'APEFE situés en Belgique.

Certains pays non membre de l'EEE sont considérés, sur décision de la Commission européenne, comme assurant un niveau de protection adéquat au sens de la législation en vigueur. Les transferts de données personnelles vers ces pays ne nécessitent pas de mesures de protection supplémentaires.

Dans tous les autres cas, l'APEFE mettra tout en œuvre pour s’assurer que les données personnelles soient traitées conformément à la présente Politique vie privée notamment par la mise en place de dispositions contractuelles adaptées ou encore par la transmission d’instructions claires et précises quant à la manière dont les données personnelles peuvent être traitées.

Les données personnelles éventuellement concernées par ces transferts sont les suivantes :

  • nom, prénom, titre et coordonnées des personnes physiques participant aux actions individuelles ou collectives de l'APEFE à l’étranger ;

 

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément à la législation en vigueur, vous disposez de plusieurs droits concernant le traitement de vos données personnelles par l'APEFE.

Pour l’exercice des droits ci-dessous, veuillez contacter le Délégué à la protection des données de l'APEFE dont les coordonnées sont renseignées à la section 2.2 de la présente Politique vie privée.

Celui-ci évaluera le bien-fondé de votre demande et déterminera la possibilité de répondre à votre demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

En outre, il est possible que suite à votre demande, l'APEFE doive vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaire comme une copie de votre carte d’identité.

Droit d’accès à vos données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir l’information que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées par l'APEFE. Dans le cas où des données personnelles vous concernant sont effectivement traitées par l'APEFE, vous avez le droit d’obtenir les informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données personnelles concernées par le traitement, les destinataires ou catégories de destinataires de ces données, la durée de conservation des données ou les critères permettant de calculer cette durée et la source des données.

En outre, vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données personnelles sur support électronique ou, si vous le souhaitez, sur support papier.

Droit de rectification de vos données personnelles

Vous pouvez demander à ce que vos données personnelles soient modifiées, corrigées ou supprimées lorsque que vous constatez que celles-ci sont incomplètes, incorrectes ou inexactes.

Le cas échéant, cette rectification sera communiquée aux éventuels sous-traitants et destinataires de vos données personnelles.

Droit à l’effacement de vos données personnelles (droit à l’oubli)

Dans certains cas, vous avez le droit de demander à ce que vos données personnelles soient effacées par l'APEFE.

En tout état de cause, ce droit ne pourra pas être exercé et votre demande sera refusée lorsque le traitement de vos données personnelles est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à l’exercice des missions d’intérêt public de l'APEFE.

Par contre, si le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement ou sur un contrat que vous auriez conclu avec l'APEFE, vous pouvez demander à ce que vos données soient effacées dans les cas suivants :

  • Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées d’une autre manière ;
  • Vous ne consentez plus au traitement de ces données et le traitement est fondé sur votre consentement ;
  • Vos données sont traitées de manière illicite.

Le cas échéant, cette demande d’effacement sera communiquée aux éventuels sous-traitants et destinataires de vos données personnelles.

Droit d’opposition au traitement de vos données personnelles

Lorsque le traitement de vos données personnelles se fonde exclusivement sur l’exécution d’une des missions d’intérêt public de l'APEFE, vous avez le droit, pour des raisons tenant à votre situation particulière, de vous opposer à ce traitement.

Toutefois, il est possible que l'APEFE refuse votre demande d’opposition en apportant la preuve de l’existence de motifs légitimes et impérieux justifiant le traitement de vos données personnelles.

Le cas échéant, cette demande d’opposition sera communiquée aux éventuels sous-traitants et destinataires de vos données personnelles.

Droit de retirer votre consentement

Lorsqu’un traitement effectué sur vos données personnelles se fonde exclusivement sur votre consentement, vous disposez à tout moment du droit de retirer celui-ci. Ce droit s’exerce sans préjudice pour l'APEFE d’invoquer d’autres fondements juridiques justifiant et rendant nécessaire ledit traitement.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

  • Vous contestez l’exactitude de vos données ;
  • Vous vous êtes opposé au traitement de vos données ;
  • Le traitement de vos données est illicite.

Si votre demande est fondée, vos données personnelles seront conservées par l'APEFE mais ne seront plus utilisées.

 

Droit à la portabilité de vos données personnelles

Sous réserve des droits et libertés de tiers, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à l'APEFE, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de demander à ce qu’elles soient transmises à un autre responsable du traitement, lorsque :

  • le traitement est fondé sur le consentement, ou sur un contrat ;
  • le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.

Attention, votre demande pourra être refusée par l'APEFE lorsque le traitement de vos données personnelles est nécessaire à l'exécution d'une de ses missions d'intérêt public.

 

Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé

Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. En d’autres termes, vous avez le droit de demander une intervention humaine dans le traitement de vos données personnelles.

l'APEFE s’engage à ce que vous ne fassiez jamais l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Mesures de sécurité

l'APEFE a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles qu’elle collecte et traite à votre sujet. Les mesures utilisées par l'APEFE sont conçues pour fournir un niveau de sécurité approprié aux risques que présente le traitement, résultant notamment de la destruction, de la perte, ou encore de l'altération de vos données personnelles.

L’infrastructure informatique de l'APEFE est protégée par différents moyens techniques tels que des services de sécurité de périmètre à l’aide de firewalls, mais également de systèmes de filtrages de mails. Plusieurs dispositifs mis en place permettent d’assurer la sauvegarde d’informations. Les transactions sont également sécurisées via des dispositifs de cryptage des données.

Afin d’éviter autant que possible les accès ou modifications non autorisés aux données, les membres du personnel de l'APEFE, partenaires ou sous-traitants ont uniquement accès aux données personnelles qui sont nécessaires à l’exécution de leurs tâches et ne les traitent que conformément à la présente Politique vie privée.

Finalement, des audits visant à tester et à évaluer les mesures de sécurité mises en place sont régulièrement effectués.

Délai de conservation de vos données personnelles

De manière générale, l'APEFE conserve vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les finalités des traitements pour lesquelles elles ont été recueillies ainsi que pour respecter les obligations légales de conservation qui lui sont imposées.

Lorsque vos données personnelles n’ont plus aucune utilité pour l'APEFE, celles-ci sont détruites.

Réclamation et coordonnées de l'autorité de contrôle

En cas de contestation d’une décision du délégué à la protection des données ou pour toutes autres contestations concernant le traitement de vos données personnelles, vous disposez du droit d’introduire gratuitement une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente dont les coordonnées sont les suivantes :

AUTORITE DE PROTECTION DES DONNEES
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Site web: www.privacycommission.be

 

Modifications de la présente politique vie privée

La présente Politique vie privée est susceptible d’être modifiée à tout moment en raison notamment de nouveaux développements dans les traitements mis en œuvre par l'APEFE ou de modifications de la législation applicable. Toute modification apportée à cette Politique vie privée entre immédiatement en vigueur. Il vous est donc conseillé de visiter cette page régulièrement.

La dernière modification a eu lieu le 25/05/2018

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