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Barêmes APEFE
Mission longue durée : 2017 - 2018 - 2020
Indemnités d'expatriation : 2017 - 2018 - 2019 - 2020
Missions de courte durée : 2017 - 2018 - 2020
Avantages Familiaux : 2017 - 2018 - 2020
Clause de non responsabilité
- L'APEFE décline toute responsabilité en ce qui concerne les informations fournies et les avis exprimés dans le présent message. De même, aucune responsabilité ne sera assumée par APEFE quant aux dommages directs ou indirects résultant de l’usage fait des renseignements, avis ou opinions contenus dans le présent message.Dans tous les cas, seul le document papier, dûment signé par la personne habilitée, engage l'APEFE.
- Le présent message et ses éventuels attachements peuvent être confidentiels et réservés à son/ses destinataire(s). Si vous n’êtes pas le(s) destinataire(s) de celui-ci, toute divulgation, reproduction, copie, distribution ou usage en sont strictement interdits. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en informer l’expéditeur et procéder à la suppression de ce message.
- L'APEFE ne peut être tenue «pour responsable» d’un retard, d’une erreur ou d’une omission dans la transmission électronique du présent message. En outre, l'APEFE décline toute responsabilité quant à la transmission d’un virus par le présent message.
CLAUSE DE NON RESPONSABILITE
- L'APEFE décline toute responsabilité en ce qui concerne les informations fournies et les avis exprimés dans le présent message. De même, aucune responsabilité ne sera assumée par APEFE quant aux dommages directs ou indirects résultant de l’usage fait des renseignements, avis ou opinions contenus dans le présent message.Dans tous les cas, seul le document papier, dûment signé par la personne habilitée, engage l'APEFE.
- Le présent message et ses éventuels attachements peuvent être confidentiels et réservés à son/ses destinataire(s). Si vous n’êtes pas le(s) destinataire(s) de celui-ci, toute divulgation, reproduction, copie, distribution ou usage en sont strictement interdits. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en informer l’expéditeur et procéder à la suppression de ce message.
- L'APEFE ne peut être tenue «pour responsable» d’un retard, d’une erreur ou d’une omission dans la transmission électronique du présent message. En outre, l'APEFE décline toute responsabilité quant à la transmission d’un virus par le présent message.
Gesloc Manuel & FAQ
FAQ
Q.1 Je n'arrive pas à me connecter a Gesloc ?
R. Il est nécessaire de se connecter via le site de l’APEFE. En bas de la page d’accueil du site, à droite, il y a une rubrique « connexion » où il faut introduire le nom d’utilisateur « bureau.apefe » et le mot de passe « coordination » (voir à ce sujet nos mails antérieurs).
Lorsque la connexion est demandée, la page se « rafraîchi » et il faut retourner en bas de page à droite.
Là sera apparue une nouvelle rubrique « utilisateurs » avec trois possibilités :
- Documents
- Accès au Gesloc
- Gesloc manuel et FAQ.
Pour accéder au module comptable, il faut valider « Accès au Gesloc » Une fois le Gesloc ouvert, il faut introduire le « username » et le « password » donné par mail. Après, il convient de préciser à quel projet et à quelle intervention on veut accéder et la période d’imputation.
Q.2 Faut t'il numéroter les pièces justificatives ?
R. Oui vous devez faire figurer le numéro de la pièce (référence de la pièce) dans le coin supérieur droit de la pièce justificative.
Q.3 Suis-je obligé de conserver le mot de passe qui m’est communiqué ou puis-je en changer ?
R. L’Administrateur réseau est à votre disposition pour tout changement de mot de passe. Le programme ne prévoit pas une gestion autonome des codes d’accès et mots de passe
Q.4 Si un partenaire local impute une dépense dans sa langue, comment le siége procéde-t-il a la traduction ?
R. Lorsque le Bureau APEFE procède au contrôle des écritures enregistrées par le partenaire, il procède à une traduction lapidaire en "corriger". Il mentionne, en début de ligne, l'objet de la dépense. Ainsi, le libellé également devient bilingue.
Q.5 Quand j'entre un montant avec une virgule le systéme refuse de sauver mon opération, pourquoi ?
R. L'encodage ne se fait que par des montants contenant un "." exemple : 10500.23 . Vous remarquerez également qu'il ne peut pas y avoir de "." autre part dans le nombre que pour séparer la partie entière de la partie décimale du nombre.
Q.6 Quand j'encode une dépense ou une avance dans une période, je ne peux plus rien encoder dans les période précendant celle-ci ?
R. En effet, le fait d'encoder quelque chose dans une période clôture toutes les périodes précédant celle-ci. Et de ce fait plus aucune écriture dans les périodes précedentes n'est permise.
Q.7 Je voudrais savoir si les pièces doivent encore être classées par ordre chroonologique et si ce classement se fait automatiquement par le Gesloc, ce qui nous autorise à entrer les pièces dans le désordre ?
R. Le classement- imputation - se fait automatiquement par le systéme. Les piéces doivent être enregistrées dans l'ordre de leur arrivée auprés du Bureau Apefe Wallonie Bruxelles.
Q.8 Pourquoi sur ma période de janvier, j'ai un solde de caisse comprenant des avances faites au mois de Mai?
R. Le Solde figurant dans le document de saisie Gesloc correspond à la totalité des dépenses et des avances faites sur l'ensemble des périodes. Il n'y a pas de solde mensuel, quelque soit la période le solde de caisse restera inchangé.
Un document de synthése reprenant les opérations saisies localement et en Belgique est en conception.
Q.9 Lorsqu'il y a un réajustement ou aménagement budgétaire accepté par la DGCD et l'APEFE, est-ce que les sommes concernées vont apparaître ou être changées dans le tableau électronique?
R. Les modifications au niveau des budgets seront faites par le siège, ces modifications sont a effet immédiat mais n’apparaisse pas dans le tableau reprenant l’ensemble des écriture
Q.10 Quelle est la mise ne forme requise des pièces originales à transmettre au siége ?
R.
a) Les frais se rapportant à une même action font l'objet d'une déclaration de créance spécifique. Par exemple :
- les frais d'un atelier
- les frais d'un déplacement dans le pays
Il sera établi une "note de couverture" détaillant le contenu des données joint en annxe, type de frais par type de frais.
Par exemple:
| Atelier "A" | ||
| Frais de location | Total | |
| détail des pièces | ||
| Frais de restauration | Total | |
| détail des pièces | ||
| Frais d'hébergement | Total | |
| détail des pièces | ||
| Per Diem | Total | |
| détail des pièces | ||
| Déplacement | Total | |
| détail des pièces | ||
| total général à imputer dans gesloc |
b) les frais repris sur un D.C correspondant à plusieurs poste du Gesloc doivent être imputés en les ventilant.
Par exemple, un coopérant introduisant une D.C par laquelle il demande le remboursement de fournitures de bureau, de frais d'internet, de frais de consommables informatiques.
La "note de couverture" détaillera :
| fourniture de bureau | total à imputer | n° d'écriture | |
| détail pièce | |||
| consommables informatiques | total à imputer | n° d'écriture | |
| détail pièce | |||
| Frais d'internet | total à imputer | n° d'écriture | |
| détail pièce |
Q.11 Lorsque je désire changer de niveau une dépense lors d'une correction, je n'arrive pas à voir les niveaux inférieurs ?
En effet, pour voir apparaitre les niveaux inférieurs lors d'une modification, il faut changer de niveau supérieur pour que les niveaux inferieurs "se chargent".
exemple: j'ai encodé une dépense en carburant sans préciser le véhicule. Lorsque je veux modifier cette dépense, je ne vois pas apparaitre la liste du ou des véhicules, je dois alors aller sur un autre niveau par exemple "entretien" pour ensuite retourner sur "carburant" et voir alors la liste des véhicules.
Q.12 A quoi sert le niveau "Transfert" ?
Quand le siège vous envoie une avance, celle-ci doit figurer comme telle dans votre comptabilité de la coordinnation. S'il s'agit d'une avance pour un projet/intervention, vous devez faire créer une écriture en "Dépense/Transfert" dans la coordination pour ensuite la rajouter en "Avance" dans l'intervention. S'il y a des frais de transfert, vous devez faire figurer ceci dans "Autres charges/ Frais de banque".
Q.13 Est-ce normal que le relevé Gesloc d’un projet soit en négatif ?
R. Non, cela doit être exceptionnel.
Aujourd’hui, l’APEFE dispose d’un compte bancaire local en lien avec le relevé Gesloc de la Coordination.
Demain, chaque projet pourrait disposer d’un compte bancaire et d’une caisse spécifiques dont l’addition devra coïncider avec le solde du Gesloc du projet.
Il convient dès aujourd’hui de considérer chaque projet comme une entité spécifique.
Le compte bancaire du Bureau de Coordination reçoit l’ensemble des transferts effectués à partir du siège.
Le Bureau inscrit ces sommes en « Avances » « Entrées de fonds » dans son Gesloc.
Le Bureau inscrit en dépenses « Transfert » de son Gesloc, les montants qui alimentent les projets.
Ces montants sont enregistrés au niveau du Gesloc de chaque projet en « Avances » « Entrées de fonds »
Le décompte Gesloc d’un projet doit toujours être en positif.
Le projet doit être approvisionné avant que le décompte « Solde » du Geloc d’un projet est en négatif, il doit être approvisionné par le Gesloc de la Coordination.
Le Bureau APEFE doit anticiper les dépenses en demandant au siège les moyens nécessaires au fonctionnement des différents projets au travers de demandes d’approvisionnement de fonds dûment justifiées.
